↑【在庫管理_詳細資料.pdf】：在庫管理とデータ入力の慣例や帳票在庫確認等
得意先へ出荷可能な数量を把握するため在庫管理が必要である。
得意先から受注した商品は引き当て処理をして、別の得意先からの注文に引き当てられないように二重引当防止をしなくてはいけない。
そのために、受注入力時に実在庫数から受注残数を差し引き受注可能な有効在庫計算をし、有効在庫チェックをするのである。
在庫チェックは、その商品の最低在庫数未満となる見積or受注入力時に警告orエラーとする在庫割れチェックと、その商品の最大在庫数超となる発注入力時に警告orエラーとする在庫オーバーチェックが必要である。
実在庫数とのチェックなら入力時にコンピュータで管理している帳簿残数との比較だけでよいが、有効在庫数とのチェックなら受注納期と発注納入予定日も考慮しなければいけない。
販売管理システム「ふくろう販売」では、発注残の入荷予定日と受注残の納期を考慮して有効在庫計算をしている。
11月1日に100個の実在庫があって、11月9日に80個(納期11月30日)の受注があった場合、有効在庫数は100－80＝20個となる。
11月12日に40個(納期11月30日)の受注があった場合、実在庫数は100個だが有効在庫数は20個－40個＝△20個となり有効在庫割れで、有効在庫管理している場合は警告またはエラーメッセージが表示される。
発注残を有効在庫数に含まない場合は上記のままとなるが、発注残を有効在庫数に含む場合は発注残の入荷予定日(納入期日)と受注残の納期を考慮して、有効在庫計算をする。
但し、納入遅れの発注残(システム日付＞入荷予定日)は有効在庫数に反映しない。
例えば、11月10日に60個(入荷予定日11月25日)の発注があり、11月12日に40個(納期11月30日)の受注入力時には、有効在庫数は実在庫数100－11/9受注80＋11/10発注60＝80となり、有効在庫割れとならない。
11月10日発注の入荷予定日は11月25日で11月12日受注の納期11月30日以前であるから40個受注分は納品に間に合う。
受注の納期が11月24日なら入荷予定日の前日で納品に間に合わない。
また、この発注の入荷予定日が12月5日なら受注の納期11月30日以降になるため納品に間に合わない。
どちらも有効在庫数は、実在庫数100－11/9受注80＝20個で40個受注分は有効在庫割れエラーとなる。
1伝票に複数明細行があり、納期がバラバラの場合もある。
上記画面例のように、「ふくろう販売」では、発注伝票の明細行毎の入荷予定日と受注伝票の明細毎の納期を考慮して有効在庫計算をしている。