伝票起票担当者が伝票作成後、上司の承認を経てはじめて発行できるようにシステムが機能していたら、内部統制上望ましい。
販売管理システム
「ふくろう販売」のオプション機能として「承認機能」を追加しました。
以下にサンプルの画面遷移を見ながら、詳細説明をします。
2.仕入伝票承認例
(1) まず、承認者の「購買太郎」がログインします。
(2) メインメニュの右横に「80件の仕入伝票が承認待ちです」と表示されています。
(3) 下の「承認確認画面」をクリックします。
下から2行目は「承認」、最終行は「差戻」として更新します。
伝票担当者の「大阪太郎」さんに差戻の通知メールが発信されます。
(4) 「大阪太郎」でログインします。
(5) 差戻の仕入伝票を検索します。
(6) 承認状況が「差戻」となった仕入伝票が修正モードで表示されます。
(7) 仕入先と交渉して値引OKとなり、値引き行入力して、承認状況を「申請中」に変更して更新します。
(8) 承認者の「購買太郎」でログインします。
(9) メインメニューの右横に「79件の仕入伝票が承認待ちです」と表示されています。
(10) 下の「承認確認画面」をクリックして、先程差戻した仕入伝票を承認します。
ゅ(11) 担当者登録で確認すると、「大阪太郎」の仕入承認設定で、承認者は「購買太郎」となっています。
金額制限の承認レベル1や代理承認者は設定していません。
以上で、仕入承認の簡単な流れの説明を終わります。
3.見積・受注伝票承認例
(1) 担当者登録で、「石川」の承認設定状況を確認します。
100万円迄は「大阪太郎」が承認者で、代理承認者に「総務花子」が設定されています。
100万円超は「山下太郎」が承認者です。
(2) まず「石川」でログインします。
(3) 見積入力をして承認状況を「申請中」にして更新します。
(4) 次に「大阪太郎」がログインします。
(5) メインメニューの右横に「1件の見積伝票が承認待ちです」と表示されています。
伝票合計金額が100万円以下なので「大阪太郎」が承認者となります。
100万円超の場合は「山下太郎」が承認者となります。 その時は大阪太郎でログインしても承認待ちとなりません。
山下太郎がログインした時に承認待ちのメッセージが表示されます。
(6) 下の「承認確認画面」をクリックして、見積伝票を承認します。
(7) 見積伝票が承認されたので見積書を顧客に提示し、めでたく受注となりました。
承認済見積伝票からリレー受注で受注伝票を作成します。
受注伝票も承認処理が設定されていますので、承認状況を「申請中」にして更新します。
(8) 承認者の「大阪太郎」が外出中で、急ぎで出荷処理しなくてはいけないため、代理承認者の「総務花子」に承認依頼します。
総務花子でログインします。
(9) 代理承認者のメインメニュー右横には承認待ちのメッセージは表示されません。
(10) 下の「承認確認画面」をクリックして、見積伝票を承認します。
(11) 伝票担当者の「石川」でログイン後、受注伝票を確認すると承認状況が「承認」、承認者が「総務花子」となっています。
以上で、見積・受注承認の簡単な流れの説明を終わります。
まとめると、中小企業の承認機能という事で、金額による2段階承認(一定金額以下はAさん、一定金額超はBさんが承認)と
それぞれの段階毎に代理承認者の設定が可能で、承認者がログインした時に申請中の伝票確認でき、そこで承認/差戻処理ができ、
承認者が差戻した場合は承認申請中の担当者にメール通知がいくというような流れになります。
なお、リリースは2018年6月予定です。