2022年（令和4年）1月施行の改正電子帳簿保存法で、一定の要件を充たせば、生産性向上に大きく貢献できるものが2つあります。
ひとつは、①「電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存」、もうひとつは②「電子的に授受した取引情報をデータで保存」です。
①は紙で出力不要で整理・保管場所・探す手間が省けます。 ②は紙で出力しないでそのまま保存が必須で、①と同様の省力化となります。
①はさらに、「電磁的記録の過少申告加算税特例」届出で有利になる場合もあります。
対象となる国税関係帳簿書類は、下記のものです。
Ⅰ 帳簿———————————I
・総勘定元帳/仕訳帳 I
・売上台帳/仕入台帳 I
・現金出納帳 I=====＞ 相互関連性の確保
・固定資産台帳 等 I
Ⅱ 書類———————————I
A.決算関係書類
・B/S P/L 棚卸表
B.取引関係書類
1.自己が発行書類
・見積書(控)
・納品書(控)
・請求書(控)
・注文書(控) 等
2.相手から受領書類
・見積書
・納品書
・請求書
・注文書 等
Ⅲ 電子取引
A.電子的に授受される書類
・見積書
・納品書
・請求書
・注文書 等
上記のⅠ及びⅡのAは会計システムで出力され、それ以外は販売管理システム等の基幹業務システムから出力されます。 すなわち、日常業務では量的にも多く、スピード的にも後者の方が重要視されます。
また、販売管理から会計システム連動の場合は、会計システムのデータとともに業務システムのデータを合わせて保存する必要があります。
通常、販売管理の個別取引データがそのまま自動仕訳されるのでなく、伝票・伝区毎や取引先毎集計して会計システムに流れるため、結果として、保存した仕訳帳及び総勘定元帳のデータは、全ての取引を記載した帳簿とはならないからです。
従ってⅠ及びⅡとも電子帳簿保存する場合は、会計システムと販売管理システムの両方が①の条件を充たす必要があります。
①を充たすためには、「優良な電子帳簿」として認められなければいけません。
最も重要な要件は、訂正削除履歴が電子データとして保存され、帳簿の「トレーサビリティ（追跡可能性）」が確保されている事です。
訂正削除ができないシステムも「優良な電子帳簿」として認められていますが、会計ソフトはともかく、販売管理ソフトでは業務に支障が出ます。
見積を何度も訂正したり、単純間違いや顧客の要望で日付や商品を変更したりと、改ざんではなく日常的に訂正削除が頻繁に発生します。 システム的には、データ量増大によるリソース圧迫や処理速度低下を防ぐため別管理しなくてはいけません。
電子データのトレーサビリティは、税務調査の場合だけでなく、サポート業務や内部統制にも役立ちます。
JIIMA認証制度で「優良な電子帳簿」として多くの会計システムが認証されていますが、販売管理システムも今後は増えていくでしょう。 「ふくろう販売」シリーズもJIIMA認証されています。
②については、2023年12月31日迄の猶予期間がありますが、例えば、検索用に添付ファイルを取引日・取引先・金額等規則性をもって保存しなければいけません。
得意先からの注文書や、仕入先からの見積書・注文請書・請求書等PDFで添付されたものを一つずつファイル名を変更して所定のフォルダに保存するのは手間です。
これも販売管理システムで検索後の伝票に紐づいて表示されたら間違いも少なく無駄な時間も費やさなくてすみます。
このようにDX化推進のひとつに、改正電子帳簿保存法に対応した販売管理システムの見直しが検討に値すると言えます。
カスタマイズ可能な販売管理システム「ふくろう販売」シリーズの電子帳簿保存法に関する詳細は、こちら。
ふくろう販売の簡易デモ動画(IT内部統制編) 視聴は下記をご覧ください。